En todas las empresas es sabido que tener un control exhaustivo sobre los gastos es imprescindible para tener un negocio rentable. En este sentido las matemáticas no fallan: conseguir reducir los costes derivados de una actividad, aumenta el beneficio. Para ello se negocian todos los contratos: luz, agua, gas, internet… pero ¿Qué pasa con los gastos relativos a la impresión de documentos?
Muchas pequeñas empresas siguen comprando los consumibles para sus impresoras cuando estos se agotan, sin tener un control real sobre los costes que generan. Estos negocios desconocen que existen nuevas opciones más rentables, como el pago por páginas impresas.
¿Qué es el coste por copia y que beneficios aporta a mi negocio?
Cuando una empresa subcontrata un servicio, el objetivo es abaratar coste o controlar el gasto. En este caso, el pago por uso no solo tiene como ventaja reducir costes, también permite tener un mayor control sobre el uso que se hace del servicio, lo que deriva en un uso mas responsable y eficiente.
Entre los servicios ofrecidos por NEXUS para la gestión de impresión, existe la opción de contratar una modalidad de coste por copia o coste por página, la empresa solo paga por el número de copias que se realicen al mes. En esta opción, el cliente se olvida de los costes de los consumibles y solo paga por las páginas impresas, sin lugar a dudas, la mejor opción para abaratar costes de impresión.
Opciones de la modalidad basada en coste por página
Cuota fija mínima
Si una empresa sabe a ciencia cierta cuál es su volumen mensual de páginas impresas, tiene la opción de contratar un servicio con una cuota fija mínima. Este modelo permite al empresario controlar el gasto, ya que siempre pagará lo mismo (siempre y cuando no se exceda de las páginas contratadas). Cuando se contrata este modelo de coste por página de cuota fija también es importante saber que, si no se llega al mínimo de copias contratadas, la cuota se mantiene. De ahí que, para que este modelo funcione, es importante tener un volumen de impresión constante en el tiempo.
Cuota Variable
Si las necesidades de impresión de la empresa varían dependiendo del mes, la mejor opción será contratar una cuota variable, pagando solo por lo que se imprime. Esta es una opción mucho más flexible que la anterior: se acuerda un precio por cada página impresa y no existe un mínimo de páginas. El gasto final será el resultado del coste por página multiplicado por el número de copias, así de simple.
¿Cuál es la mejor opción de coste por impresión para mi empresa?
Para saber cuál es la modalidad que más se adapta a tu negocio, debes buscar la respuesta a la siguiente pregunta: ¿el volumen de copias de mi empresa es estable o varía en función del mes?
Siendo sinceros, la mayoría de los negocios carecen de información sobre su actual volumen de impresión y no tienen ninguna previsión al respecto. Bajo este escenario, en el que se mueven a ciegas, es complicado acogerse a un modelo de cuota fija. En caso de hacerlo, es muy probable que terminen pagando de más (por exceso o por defecto).
Por eso, si tu negocio aún no tiene control sobre sus gastos y volumen de impresión, es mejor que comiences con una cuota variable. ¿Por qué? Muy sencillo, con un modelo de cuota variable no habrá que preocuparse de que el ritmo de impresión sea el adecuado. Además, durante los primeros años se podrá recoger información de cara a responder la pregunta que planteábamos al principio; requisito indispensable para poder acogerse a una cuota fija y que sea rentable.
